Beim Factoring unterscheidet man grundsätzlich zwei Varianten: das offene und das stille Verfahren. Beide Varianten sorgen beim Factoring-Kunden für stabile Liquidität, erweitern Finanzierungsspielräume und senken das Insolvenzrisiko. Die Besonderheit beim offenen Factoring liegt darin, dass der Rechnungsempfänger über die Zusammenarbeit mit einem Factoring-Unternehmen informiert wird. Dies ist deshalb notwendig, weil der Debitor die offene Rechnung direkt an den Factor bezahlen muss.
Die meisten Factoring-Dienstleister, wie A.B.S. Factoring, bieten offenes Factoring als Full Service Factoring an.
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Beim offenen Factoring verkauft ein Unternehmen seine Forderungen aus einer Warenlieferung oder einer Dienstleistung an einen Factoring-Anbieter, um möglichst schnelle Liquidität aus seinen Außenständen zu generieren. Das offene Factoring wird von vielen Factoring-Anbietern als Full Service Factoring angeboten. Das bedeutet, dass das Factoring-Unternehmen ergänzend zur Finanzierung und der Übernahme des Ausfallrisikos auch das komplette Forderungsmanagement inklusive Mahn- und Inkassowesen professionell abwickelt.
Die Besonderheit beim offenen Factoring liegt darin, dass die Beauftragung des Factoring-Dienstleisters sowie die entsprechenden Verkäufe der Forderungen den jeweiligen Abnehmern mitgeteilt werden. Aufgrund dieser Mitteilung wird offenes Factoring auch Notification Factoring genannt.
Die Mitteilung über die Beauftragung des Factoring-Unternehmens erfolgt in der Regel zum einen über ein einmaliges Informations- beziehungsweise Notifikationsschreiben, welches an alle – oder zumindest alle betroffenen – Debitoren versandt wird und zum anderen über einen so sogenannten Abtretungsvermerk, der fester Bestandteil aller folgenden ausgehenden Rechnungen sein muss. Der Abtretungsvermerk – auch Zessionstext genannt – weist die Debitoren darauf hin, dass Forderungen nur noch an den Factor schuldbefreiend überwiesen werden können. Die entsprechende Bankverbindung des Factoring-Unternehmens ist daher ebenso auf der Rechnung vermerkt. Damit ist sichergestellt, dass der Zahlungsfluss direkt an den Factor als neuen Forderungsinhaber erfolgt.
Ein zusätzlicher Aspekt des offenen Factorings ist, dass auch das Debitorenmanagement häufig vollständig vom Factoring-Dienstleister übernommen wird. Das beginnt bei der Bonitätsprüfung des Abnehmers, geht über die Überprüfung von offenen Forderungen und das Mahnungsmanagement bis hin zur Einleitung und Durchführung von Inkasso- und Gerichtsverfahren. Der Factoring-Kunde kann beim offenen Full Service Factoring im Grunde genommen also auf eine eigene Debitorenbuchhaltung verzichten und benötigt auch keine eigenen Ressourcen für die zuvor genannten Verfahren im Zusammenhang mit der Forderungsrealisierung.
Das bedeutet für die Praxis: Das Factoring-Unternehmen behält die Fälligkeiten sämtlicher Forderungen im Blick und überprüft sie zeitnah. Sollte ein Debitor dabei mit der Begleichung einer Rechnung in Verzug geraten, liegt es am Factor, eine entsprechende Mahnung auszustellen und diese nachzuverfolgen. Das Factoring-Unternehmen geht dabei immer mit der nötigen Sensibilität und Professionalität vor.
Die Mahnungen, welche ein Factoring-Dienstleister im Rahmen eines offenen Factorings verfasst, berücksichtigen die gesetzlichen Vorschriften und sind stets so formuliert, dass das Verhältnis zwischen Abnehmer und Factoring-Kunde nicht negativ beeinflusst wird. So ist das Mahnwesen mehrstufig und darauf ausgerichtet, eine schnelle einvernehmliche Regelung zu treffen. Sollte der Debitor bei der Begleichung seiner Forderungen Probleme haben, so ist der entsprechende Spezialist beim Factoring-Dienstleister ein professioneller Ansprechpartner. In den allermeisten Fällen wird so eine für beide Seiten geeignete Lösung für die Bezahlung ausstehender Forderungen gefunden.
Erst wenn die Zahlung der Rechnung trotz entsprechender Mahnungen ausbleiben sollte und eine einvernehmliche Vereinbarung nicht möglich ist, leitet das Factoring-Unternehmen einen mehrstufigen Inkassoprozess ein. Wobei auch hier eine außergerichtliche Lösung stets im Vordergrund steht.
Kann die Rechnung endgültig nicht beglichen werden, so wird das Ausfallrisiko beim offenen Factoring vollständig vom Factoring-Anbieter übernommen. Der entstandene Schaden wird komplett über eine Warenkreditversicherung gedeckt.
Das offene Factoring-Verfahren bietet insbesondere in Verbindung mit dem Full Service Angebot des Factoring-Dienstleisters nicht nur den fortlaufenden Liquiditätsfluss, sondern auch Zusatzleistungen, wie das Debitorenmanagement und Absicherung von Forderungsausfällen. Dies ist häufig ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung. Hinzu kommt, dass die Befürchtung, dass Abnehmer irritiert sein könnten, in der Praxis keine Relevanz mehr hat.
Offenes Factoring und stilles Factoring unterscheiden sich im Wesentlichen in diesen Punkten: der Offenlegung beziehungsweise Nichtoffenlegung des Forderungsverkaufs.
Anders als beim offenem Factoring werden die Debitoren beim stillen Factoring nicht über die Forderungsverkäufe informiert. Auch auf entsprechende Abtretungsvermerke auf den jeweiligen Rechnungen wird generell verzichtet. So werden die ausstehenden Forderungen auch nicht auf ein Konto des Factoring-Unternehmens überwiesen, sondern auf ein Konto des Unternehmens. Dieses Konto wurde jedoch zuvor an das Factoring-Institut abgetreten und wird von diesem verwaltet. Das stille Factoring verläuft demnach sehr diskret und ist für die Debitoren nicht ersichtlich. Der Factoring-Kunde scheint somit bei diesem Factoring-Modell offizieller Inhaber der Forderungen zu sein.
Auch die ergänzenden Dienstleistungen – wie das Debitorenmanagement oder das Mahnwesen – verbleiben bei der Nutzung des stillen Factorings häufig beim Unternehmen. Das bedeutet in den meisten Fällen: Es wird zwar eine Bonitätsprüfung des Debitors durch die Factoring-Gesellschaft durchgeführt, der Versand der Rechnung erfolgt jedoch vonseiten des Factoring-Kunden. Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden von der Debitorenbuchhaltung des Unternehmens erstellt und versandt. Das Factoring-Institut greift meist erst ab der dritten Mahnung und auch nur in direkter Absprache mit dem Factoring-Kunden ein.
Grundsätzlich ist es auf Wunsch des Factoring-Kunden jedoch auch beim stillen Factoring möglich, dass das Debitorenmanagement vom beauftragten Factoring-Unternehmen übernommen wird. Dabei erfolgt das Mahnwesen dann im Namen des Factoring-Kunden.
Aufgrund ihrer unterschiedlichen Verfahrensweisen finden stilles Factoring und offenes Factoring oftmals bei unterschiedlichen Factoring-Arten Verwendung: Offenes Factoring wird meist als Full Service Factoring Variante angeboten, während stilles Factoring in der Regel als Inhouse Factoring zum Einsatz kommt. Theoretisch können aber sowohl stilles Factoring als auch offenes Factoring bei allen Factoring-Arten betrieben werden.
Bei kleineren und mittleren Unternehmen ist das stille Factoring seltener vertreten als das offene Factoring. Sicherheitsaspekte der Factoring-Anbieter setzen in der Regel eine bestimmte Umsatzgröße als Grundlage voraus.
Zieht man einen direkten Vergleich zwischen offenem Full Service Factoring und stillem Full Service Factoring, geht das stille Verfahren oftmals mit einem größeren Aufwand einher und ist deshalb in der Regel mit einem entsprechenden Kostenaufschlag verbunden. Eine allgemeingültige Aussage darüber, welches Verfahren das günstigere ist, lässt sich nicht treffen. Denn um einen direkten Kostenvergleich zu ziehen, muss immer die jeweilige Factoring-Art – also ob Full Service oder Inhouse Factoring – in die Rechnung mit einbezogen werden.
Offenes Factoring verfügt zunächst einmal über die grundsätzlichen Vorteile des Forderungsverkaufs. Der Factoring-Kunde kann durch den Verkauf von Forderungen an ein Factoring-Unternehmen Liquidität generieren. Er muss somit nicht mehr auf die Begleichung der Forderungen durch den Abnehmer warten, sondern bekommt seine Außenstände vom Factor direkt ausbezahlt. Dadurch erhält der Factoring-Kunde einen größeren finanziellen Handlungsspielraum sowie verbesserte finanzielle Planungsmöglichkeiten.
Der damit verbundene Liquiditätsgewinn verbessert zugleich die Unternehmensbilanz des Factoring-Kunden. Denn nutzt er die gewonnene Liquidität zur Rückführung von Verbindlichkeiten seines Unternehmens, ergibt sich daraus eine entsprechende Bilanzverkürzung und eine bessere Eigenkapitalquote. Durch den damit verbundenen Gewinn an Bonität können bei anderen Kapitalgebern günstigere Kreditkonditionen erzielt werden.
Ein weiterer wichtiger Vorteil von offenem Factoring ist der vollständige Schutz bei Forderungsausfällen. Dieser wird mit dem Forderungsverkauf vom Factor übernommen. Selbst wenn der Debitor insolvent werden sollte, entstehen dem Factoring-Kunden folglich keine finanziellen Einbußen. Denn Forderungen werden vom Factoring-Dienstleister in der Regel – wie im Falle von A.B.S. Factoring – binnen 24 Stunden beglichen. Die einmal erhaltene Liquidität muss beim Factoring nicht zurückgezahlt werden.
Übernimmt das Factoring-Institut beim offenen Factoring die Buchhaltung seines Factoring-Kunden, wird dieser beim Debitorenmanagement sowie beim Mahnwesen und etwaigen Inkassoverfahren stark entlastet. Zudem lassen sich auch interne Kosten und personelle Ressourcen in diesen Bereichen einsparen. Gleichzeitig erfahren die entsprechenden Dienstleistungen bis hin zur Durchführung von Rechtsstreitigkeiten eine Professionalisierung, da sie von den jeweiligen Spezialisten des Factoring-Anbieters zumeist deutlich effizienter und schneller durchgeführt werden.
Ein weiterer Vorteil von offenem Factoring liegt in der höheren Transparenz. So weiß der Rechnungsempfänger jederzeit, wem gegenüber er die Forderung erfüllen muss. Damit ist ein direkter Zahlungsfluss vom Abnehmer an den Factor gesichert.
In der Vergangenheit war die Nutzung von offenem Factoring manchmal mit dem Vorbehalt behaftet, es könne vom Abnehmer als ein Indiz für Zahlungsschwierigkeiten oder finanzielle Schwäche gewertet werden. Diese Zeiten sind allerdings vorbei.
Factoring hat heutzutage schon lange den Ruf, eine intelligente und clevere Finanzierungsalternative für mittelständische Unternehmen zu sein, die umsatzkongruent zusätzliche Liquidität benötigen. Die steigende Anzahl von etablierten Factoring Anbietern und die stark wachsende Zahl von Factoringnehmern sprechen eine eindeutige Sprache.
Die Bedenken, dass der Kundenkontakt durch den offengelegten Forderungsverkauf negativ beeinflusst werden könnte, sind ebenfalls in aller Regel unbegründet. Im Gegenteil, durch die Professionalisierung des Forderungsmanagements wird der Factoring-Kunde von vielen unangenehmen Aufgaben entbunden und kann sich rein um die angenehmen Aspekte der Kundenbeziehung kümmern. Themen wie Zahlungsverzug übernimmt der Spezialist, der durch Erfahrung und Professionalität auch in schwierigen Fällen eine gute Lösung findet – immer mit dem Ziel, die Kundenbeziehung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger zu stärken und langfristig zu erhalten.
Die Erfahrung von A.B.S. Factoring zeigt: Das Zahlungsverhalten der Abnehmer verbessert sich nach der Beauftragung eines Factoring-Unternehmens signifikant und die Zufriedenheit mit dem Forderungsmanagement steigt. Es gibt sogar Beispiele, dass Abnehmer so überzeugt von der Abwicklung durch A.B.S. Factoring waren, dass sie selbst zu Factoring-Kunden wurden.
Offenes Factoring ist als eine Variante des Full Service Factorings in vielen unterschiedlichen Branchen und Unternehmen einsetzbar. Schwerpunkte liegen jedoch in der Industrie, in Großhandels-, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Dabei wird Factoring oftmals von Kunden genutzt, die hohe Außenstände haben.
Offenes Full Service Factoring lohnt sich insbesondere für Unternehmen die über keine ausgeprägte Buchhaltung oder ein professionelles Mahnwesen verfügen. Diese Bereiche können beim offenen Full Service Factoring vom Factoring-Dienstleister übernommen werden.
Zudem eignet sich der Forderungsverkauf für Unternehmen, die kurzfristig ihre Liquidität erhöhen wollen, aufgrund ihres Ratings oder ihrer geringen Eigenkapitalquote jedoch nur eingeschränkt Bankkredite bekommen. Offenes Full Service Factoring lohnt sich dabei speziell für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Start-ups und Unternehmen in der Restrukturierung, die also nach einer überstandenen Krise dabei sind, den Turnaround wieder zu schaffen.
Ein besonderes Interesse am offenen Full Service Factoring haben auch Unternehmen mit langen Forderungslaufzeiten, da sie auf diese Weise schneller an ihr Geld gelangen.
Um die richtige Entscheidung zu treffen, sollten Sie Ihr Unternehmen auf einige Punkte prüfen um festzustellen, ob Factoring das Richtige für Sie ist.
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