Sie denken, Sie wissen, mit wem Sie Geschäfte machen? In den meisten Fällen dürften Sie mit Ihrer Einschätzung richtigliegen. Jedoch ist diese Einschätzung in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung längst keine Gewissheit mehr. Selbst das wäre kein Problem, solange hanseatische Kaufmannsgrundsätze sowie Vertrauen die Basis des geschäftlichen Handelns sind. Doch die Statistiken zeigen, dass sich nicht jeder Geschäftspartner so verhält, wie es wünschenswert wäre.
Auch in der Reihe Ihrer Kunden kann es solche schwarzen Schafe geben, bei denen der Schein trügt oder die Tarnung zu gut ist, um sie ohne Weiteres aufdecken zu können. In diesen Fällen verursacht fehlendes Wissen über Ihre Kunden nicht nur zusätzlichen Aufwand in Ihrer Finanzbuchhaltung. Es können im schlimmsten Fall auch Zahlungsausfälle für Ihr Unternehmen damit verbunden sein. Um dem vorzubeugen, gibt Ihnen A.B.S. Experte Marcus Feick heute 4 Tipps an die Hand, mit denen Sie Ausfallrisiken minimieren können.
Marke, Gruppe oder Firmenname? Viele Unternehmen haben komplexe Geschäftsstrukturen und ausländische Unternehmen können ähnliche Geschäftsnamen registrieren. Überprüfen Sie daher immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz Ust-IDNr., mit der ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen eindeutig identifiziert werden kann. So wissen Sie, wer für die Zahlung verantwortlich ist. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Eigentumsverhältnisse und mögliche Firmenverflechtungen.
Während die Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis individuell durch das Unternehmen definiert werden kann, ist die Vertretungsbefugnis nach außen gesetzlich geregelt. Sie bestimmt, wer das Unternehmen gegenüber Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmern, Banken, dem Finanzamt etc. vertreten kann.
Über diese Regelung gewährleistet der Gesetzgeber die Rechtswirksamkeit von Verträgen gegenüber den Geschäftspartnern. Grundsätzlich sind der Inhaber einer Einzelfirma, die Gesellschafter einer Personengesellschaft oder der Geschäftsführer einer GmbH berechtigt, die jeweilige Gesellschaft nach außen zu vertreten. Sie können alle Geschäfte abschließen, die dem Gesellschaftszweck dienen und sind im Handelsregister eingetragen. Zudem gibt es die Möglichkeit, zusätzliche Personen zur Vertretung des Unternehmens zu bevollmächtigen.
Wird jedoch eine Vereinbarung oder ein Vertrag mit einer nicht dazu autorisierten Person geschlossen, besteht das Risiko, dass die Vereinbarung nicht gültig ist. Wenn Sie also Zweifel an der rechtswirksamen Autorisierung haben, fragen Sie nach einer Vollmacht oder sichern Sie sich anderweitig ab.
Ist Ihre Kundendatei vollständig? Sind alle Telefonnummern verfügbar und die E-Mail-Adressen korrekt? Solche Informationen können schnell veraltet sein oder Unternehmen im Laufe der Zeit Eigentümer und ihren Geschäftszweck ändern. Durch die Einrichtung einer Routine zur kontinuierlichen Aktualisierung Ihrer Kundendaten erhalten Sie nicht nur die Kontrolle über Ihre neuen und bestehenden Kunden. Sie vermeiden auch, dass wichtige Informationen verschwinden, wenn beispielsweise einer Ihrer Mitarbeiter ausscheidet. Zudem sollten Sie auch sicherstellen, dass die Grundsätze der DSGVO eingehalten werden.
Definieren Sie in Ihrem Unternehmen bestimmte Personen, die für wiederkehrende Vorgänge mit Ihren Kunden zuständig sind. Diese Person sollte alle Vorgänge zu einem Kunden dokumentieren und die Kundendaten kontinuierlich aktualisieren. Heute gibt es auch gute Tools wie CRM-Systeme, die direkt mit öffentlichen Akten verbunden sind,und bei der Pflege der Kundendatensätze helfen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen und Ihre Geschäftspartner gut kennen, haben Sie eine gute Basis geschaffen, um Zahlungsausfälle zu reduzieren.
Sie wünschen eine persönliche Beratung, wie Sie Zahlungsausfälle verhindern können? Sprechen Sie mit unseren Experten.
Wollen Sie mehr über Factoring und Finanzierung wissen? Unsere Experten setzen sich gerne mit Ihnen in Verbindung.
