Ob Sie es selber erledigen oder Dritte damit beauftragen: Gläubiger tun gut daran, ihre Forderungen einzutreiben. Und seien diese noch so klein. Schließlich binden offene Forderungen wertvolles Kapital und vermindern die Liquidität eines Unternehmens. Denn ein zielgerichtetes Debitorenmanagement kann unter anderem einen wichtigen Beitrag zur Reduzierung des Working Capitals, beziehungsweise zur Verbesserung der Innenfinanzierung leisten.
Allerdings ist es gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung, ein hochwertiges Debitorenmanagement auch tatsächlich in die betriebswirtschaftliche Praxis umzusetzen. Schuld daran sind meist zeitliche und finanzielle Engpässe, welche die Optimierungen bei der Rechnungseintreibung äußerst schwierig machen.
Ein professionelles Debitorenmanagement, das beispielsweise an einen Factoring-Anbieter ausgesourct ist, wirkt den Top-Sünden im Debitorenmanagement effektiv entgegen. Welches das sind? Wir klären auf!
Im Umgang mit offenen Forderungen herrscht bei Schuldnern häufig das Prinzip «Abwarten und Tee trinken». Sie ignorieren ihre Post, leeren ihren Briefkasten nicht und reagieren auf keine Kontaktaufnahme. Erstaunlicherweise verhalten sich Gläubiger oft aber ähnlich passiv: Sie vertrauen auf den guten Willen ihres Schuldners, bis ihr eigener Liquiditätsengpass sie eines Besseren belehrt. Gläubiger sollten die Prozesse besser monitoren, schneller handeln und ihre Forderungen energischer eintreiben. Fehlt ihnen dazu die personelle Ressource oder das Know-how, lohnt sich das Outsourcing des Debitorenmanagements in professionelle Hand.
Wo sich Kunden und Lieferanten persönlich kennen, ist zwar das Ausfallrisiko der Forderungen nicht übermäßig groß, das Vorgehen gegen ungebührlich säumige Zahler jedoch besonders delikat. Viele Unternehmen haben Skrupel, überhaupt zu mahnen – zu groß ist die Angst davor, eine gestandene Geschäftsbeziehung zu ruinieren. Um eine eigene Unternehmensschieflage zu vermeiden, ist hier neben dem offenen Dialog ein konsequentes Debitorenmanagement, im Idealfall an einen neutralen, ausgesourcten Anbieter hilfreich.
Vorher prüfen ist einfacher, als hinterher eintreiben. Durch eine detaillierte Bonitätsprüfung können Unternehmen frühzeitig erkennen, ob sie in eine Schuldenfalle tappen oder ihnen gar ein Zahlungsausfall ins Haus steht. Auch die Forderung nach einer Teilzahlung im Voraus könnte durchaus angebracht sein. Fehlen dem KMU dazu inhouse die Mittel, so kann eine solche Prüfung auch im Rahmen des Full-Service-Factoring durch einen Factoring-Anbieter vorgenommen werden.
Bei vielen KMU beschränkt sich das Debitorenmanagement aus Ressourcenknappheit lediglich auf die Prüfung des Zahlungseingangs. Im besten Fall entgehen ihnen so Zinsen, im schlimmsten Fall die ganze Forderung. Gerade bei kleinen Unternehmen machen sich mangelnde Ressourcen und fehlende Kontrollinstrumente besonders unangenehm bemerkbar ¬in Form mangelnder Liquidität.
Wird das Debitorenmanagement von KMU nebenbei und on-top zur eigentlichen Kernaufgabe erledigt, fehlt auch die Zeit, ein umfassendes CRM-System aufzubauen, in dem die zuständigen Ansprechpartner der Kunden dokumentiert sind. Der Kontakt läuft stattdessen direkt über die Geschäftsführung, der hierfür ebenfalls die Zeit fehlt. Die Kommunikation gerät ins Stocken und der Zahlungseingang verzögert sich.
In den USA setzen viele CFOs schon heute auf die Zusammenarbeit mit externen Partnern, denen sie die Standardprozesse ihrer Finanzabteilung anvertrauen: Buchhaltung, Kreditoren- und Debitorenmanagement, Zahlungsverkehr und Compliance-Monitoring sind typischerweise die ersten Bereiche, die ausgelagert werden. Ein Trend, der sich auch im Rahmen von Full-Service-Factoring in Deutschland zunehmend bemerkbar macht:
Mit Full Service Factoring können kleine und mittelständische Unternehmen ihr Debitorenmanagement nicht nur professioneller und ausfallsicherer machen – sie übertragen es gleichzeitig an einen externen Dienstleister, der ihnen Arbeit abnimmt und den fälligen Forderungsbetrag bereits innerhalb von zumeist knapp zwei Arbeitstagen auszahlt. Da der Factoring-Anbieter die Außenstände der Firma übernimmt, müssen KMU nicht mehr so lange auf ihr Geld warten. Das erweitert ihre finanziellen Spielräume beträchtlich. Und da sie sehr schnell liquide sind, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat, können sie in stärkerem Maße als vorher Barzahlerrabatte ausnutzen und sich wieder voll und ganz auf ihre Kernaufgabe konzentrieren.
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