Deutschland geht einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung. Am 22. März 2024 wurde im Bundestag das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Es sieht unter anderem die Einführung einer flächendeckenden Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen in Deutschland vor. Bis 2028 soll die Papierrechnung komplett der Vergangenheit angehören und der Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen vollständig digital, in Form von strukturierten, elektronischen Rechnungen vollzogen werden. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist dabei nicht nur ein bedeutender Schritt, der viele Unternehmen vor Herausforderungen stellt. Durch die gesetzlich verpflichtende elektronische Rechnungsstellung werden auch Steuermehreinnahmen in Milliardenhöhe erwartet, da die Finanzämter die Abführung der Umsatzsteuer leichter kontrollieren und nachhalten können.
Doch was bedeutet die E-Rechnung konkret? Welche gesetzlichen Vorgaben müssen erfüllt werden? Und wie kann sich Ihr Unternehmen optimal auf diese Umstellung vorbereiten? Dieser Artikel liefert Ihnen die Antworten.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und versendet wird, das es ermöglicht, sie maschinell zu verarbeiten. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen enthält die E-Rechnung Daten, die direkt in ERP-Systeme eingespeist und automatisch weiterverarbeitet werden können. Dies beschleunigt Prozesse und reduziert Fehlerquellen.
Seit dem 27. November 2020 besteht in Deutschland eine Verpflichtung zur Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen im öffentlichen Sektor. Diese Regelung ist Teil der europäischen Richtlinie 2014/55/EU, die durch das E-Rechnungsgesetz in deutsches Recht überführt wurde. Sie gilt für Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene gestellt werden, und erfordert die Nutzung bestimmter Formate wie XRechnung.
Der nächste Schritt betrifft die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen untereinander, das sogenannte B2B. Und auch dieser Schritt sieht weitere Stufen vor:
Bis Ende 2028 soll schließlich eine vollständige Digitalisierung und Standardisierung der E-Rechnung im öffentlichen und privaten Sektor erreicht sein, mit möglichen Anforderungen zur Echtzeitübermittlung von Rechnungen an die Steuerbehörden.
Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gelten für Rechnungen unter 250 €, für Fahrausweise und generell für Rechnungen, die an Verbraucher ausgestellt werden (B2C).
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt Herausforderungen, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese müssen nicht nur ihre bestehenden Prozesse anpassen, sondern auch sicherstellen, dass sie den technischen Anforderungen gerecht werden. Daher haben wir hier eine 9-Punkte -Checkliste mit hilfreichen Fragen für Sie zusammengestellt:
Zunächst sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die relevanten gesetzlichen Bestimmungen kennen, insbesondere die Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in ihrer Branche und in den Ländern, in denen sie tätig sind. Dabei ist es wichtig, die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie nationale Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung (ERechV) zu berücksichtigen.
Unternehmen sollten prüfen, ob ihre derzeitigen Buchhaltungssysteme E-Rechnungen verarbeiten können oder ob eine Anpassung erforderlich ist. Systeme, die bereits für Papier- oder PDF-Rechnungen genutzt werden, müssen in der Regel für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen erweitert werden.
Um sicherzustellen, dass die E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen Unternehmen auf bestimmte Formate achten. Folgende Formate sind dabei relevant:
XRechnung ist eine Datei ohne visuelle Komponente, die von einer speziellen Software visualisiert wird. Dieses standardisierte Format ist insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland vorgeschrieben. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und verwendet ein XML-Datenformat, das maschinenlesbar ist.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine visuell lesbare PDF-Version der Rechnung kombiniert. Es ist besonders flexibel und kann sowohl für B2B- als auch B2G-Rechnungen genutzt werden. ZUGFeRD entspricht ebenfalls der europäischen Norm EN 16931.
PEPPOL ist kein Rechnungsformat im engeren Sinne, sondern ein Netzwerk für den elektronischen Austausch von Dokumenten, einschließlich Rechnungen. Es verwendet den Standard BIS 3.0, der auf EN 16931 basiert. Über PEPPOL können Unternehmen und Behörden sicher und standardisiert Rechnungen und andere Dokumente austauschen.
Im internationalen Kontext gibt es auch noch weitere Formate wie Factor-X oder UBL.
Mitarbeiter, die mit der Rechnungsstellung und -verarbeitung betraut sind, sollten über die Umstellung auf die E-Rechnung informiert und entsprechend geschult werden. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und die neuen Prozesse effizient zu gestalten.
Aktualisieren Sie die Stammdaten Ihrer Mandanten und Mandantinnen und stellen Sie sicher, dass die notwendigen E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand hinterlegt sind. Wenn Sie die E-Rechnung einführen, benötigen Sie zum digitalen Rechnungsversand im B2B-Bereich keine vorherige Zustimmung.
Die Einführung der E-Rechnung erfordert die Integration in bestehende Prozesse wie Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Archivierung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und alle Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.
Es kann sinnvoll sein, externe Dienstleister einzubeziehen, die auf die Einführung von E-Rechnungen spezialisiert sind. Anbieter wie DocuWare, Esker oder PEPPOL (europaweit) bieten Lösungen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern und den E-Rechnungsprozess vereinfachen.
Bevor die E-Rechnung vollständig in den Unternehmensalltag integriert wird, sollten Unternehmen eine Testphase einplanen, in der sie die neuen Prozesse testen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Dies hilft, mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden. Die Archivierung sollte digital und revisionssicher erfolgen, sodass Rechnungen im Falle einer Prüfung durch Steuerbehörden problemlos abrufbar sind.
Auch nach der Einführung der E-Rechnung sollten Unternehmen die Prozesse regelmäßig überwachen und optimieren. Gesetzliche Vorgaben oder technische Anforderungen können sich ändern, weshalb es wichtig ist, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Aktualisieren Sie die Stammdaten Ihrer Mandanten und Mandantinnen und stellen Sie sicher, dass die notwendigen E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand hinterlegt sind. Wenn Sie die E-Rechnung einführen, benötigen Sie zum digitalen Rechnungsversand im B2B-Bereich keine vorherige Zustimmung. Dies erleichtert den Übergang zu einem vollständig digitalisierten Rechnungsprozess erheblich.
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt hin zu effizienteren und transparenteren Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten die Umstellung nicht als Last, sondern als Chance sehen, ihre Abläufe zu modernisieren. Durch eine frühzeitige Implementierung können nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern auch interne Kosten gesenkt und der Verwaltungsaufwand minimiert werden.
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